Vos employés ou vos sous-traitants remplissent encore des rapports sur papier ou par courriel, et quelqu’un doit tout ressaisir? Zoho Creator permet de bâtir un portail simple où ils remplissent leurs documents en ligne, reliés directement à votre CRM.
Voici comment j’ai bâti un tel portail pour les formateurs de Formatrad, une entreprise de formation en santé et sécurité du travail.
Le besoin
Après chaque formation, le formateur doit remplir un rapport : présences, durée de la théorie et de la pratique, résultat et évaluation de chaque participant, notes et signature. Ces informations servent ensuite à facturer le client, à produire les attestations et à envoyer le rapport au client.
La solution : un formulaire Zoho Creator dans un portail
- Un seul document : le rapport de formation et la feuille de temps sont le même formulaire, pour éviter la double saisie.
- Créé automatiquement : au moment de la réservation, l’automatisation crée le dossier dans Zoho Creator, déjà rempli avec les informations connues (client, formation, date).
- Un portail pour les formateurs : chaque formateur se connecte et ne voit que ses dossiers.
- Un statut clair : « En attente » ou « Complété ». Le formateur marque son dossier complété à la fin de son travail.
La notification à l’équipe
Quand le dossier est complété, l’équipe administrative reçoit un courriel avec un lien direct vers l’opportunité du client dans Zoho CRM et la liste des prochaines étapes :
- convertir la soumission en facture et l’envoyer au client;
- envoyer les attestations aux participants;
- envoyer le rapport de formation au client.
Chaque étape contient le lien vers le bon document, ce qui évite de chercher dans plusieurs applications.
Les bonnes pratiques
- Préremplir tout ce qui est déjà connu : moins le formateur a à taper, moins il y a d’erreurs.
- Garder l’identifiant du CRM dans le dossier Creator, pour pouvoir construire des liens directs entre les deux applications.
- Écrire une procédure courte pour les utilisateurs du portail, avec des captures d’écran.
- Tester avec un vrai utilisateur avant le lancement : ce qui est évident pour celui qui a bâti le portail ne l’est pas toujours pour les autres.
Besoin d’aide avec Zoho?
Je suis consultant Zoho indépendant (pas un partenaire officiel de Zoho) et j’intègre Zoho CRM, Forms, Flow, Bookings et Creator pour des PME et des organismes du Québec.